退職関連書式一覧

⑫退職届（自己都合用）

職員が、退職を申し出る際に使用する提出書類

合意退職は口頭であっても有効ですが、意思表示を巡ってトラブルとなる可能性が高く、証拠を残す意味でも書面により退職届を取得しておくべきです。

⑬退職届（退職勧奨用）

職員への退職勧奨により合意退職をする場合に使用する書類

解雇事由に相当する理由がある場合でも、職員と話し合いのうえで退職に合意してもらう、というのが退職勧奨です。不本意な自己都合退職や会社都合退職など、解雇によるトラブルを避けるために、この方法をとることをお勧めします。⑫と同様に、「本人が退職に合意をした」という事実を、書面として残しておくことが必要です。

⑭秘密保持に関する誓約書

職員の退職後の秘密保持等に関する誓約書

現在、在籍する職員には、退職後に至っても秘密保持の責任があること、それに違反した場合には、退職後であっても損害賠償責任を免れないという説明を併記した書類です。

⑮業務引き継ぎ書

当該業務の前任者が担当していた業務を詳しくまとめ、後任者の引き継ぎに使う書類

当該業務の前任者が職場を離れる以降も、業務を円滑に進められるよう、作成する書類です。
口頭で済ませる場合の問題となる、改めて確認することの困難さや、情報の抜け漏れを防ぎます。

⑯競業避止義務に関す特約契約書

退職後、定められた条件下では、競業を行ってはいけないとする書類

不正競争防止法や秘密情報の観点から、競業避止を行う期間や場所など、何に対して誓約を設けるのかを、書面にて明示します。
違反した場合、過去に裁判となったような事例もあります。

⑰出社命令書

無断欠勤など、出社してこない職員に対し、状況把握のために、出社を命令する際の書類

現在の職員の状況確認や欠勤理由を問いただし、場合によっては、労災や休職などの対応となることがあります。
突然の解雇はできず、問題やトラブルになってしまうことを避けるために必要となる書面です。
職員本人や、その関係者に対して、出来得る限りの接触を試みることが求められます。

⑱出社依頼書

退職後に、必要のある際、職員へ出社を促す書類

職員の退職が決定した後に、事業所における所定の貸与物、届出書などの持参返却か、送付をさせる目的で依頼を行います。
事後のトラブルや、不利益が起きないように、命令の証拠化をしておくことも求められます。

⑲退職処理通知書

退職日を迎える前に、あらかじめ職員へ事前にその旨を通知する書類

一定の事由が発生したことにより、職員が退職となる場合、あらかじめ本人へ、事業所内の規定に従って通知する書類。
その前後期間にて異議申し立てが起こらないように、配慮も必要です。

⑳契約更新しない通知書

事業主が職員に対して、契約更新をしない該当理由を示す書類

契約の更新期日までに、各事由の明記を行い、以降の契約更新は行わない事を意味します。
事由は合理的であるべきで、「伝えた、聞いていない」等の意思の相違がないよう、しっかりと書面にて示す必要があります。

㉑定年退職通知書
（退職説明日のご案内）

就業規則に定められた定年を職員が迎える場合に、事前にあらかじめ、本人にその旨や日程を通知する書類

事前に、定年での退職に同意を取った上で、定年に達するまで事業所に勤務し、発展に貢献してきたことに対する謝辞を述べ、
最後に、退職にあたっての手続きや、説明会の日時を取り決めます。

㉒定年退職通知書
（再雇用説明日のご案内）

就業規則に定められた定年を職員が迎える場合に、事前にあらかじめ、本人にその旨や日程を通知する書類

事前に職員に対して、再雇用契約時における契約内容を説明する日程を通知する書類です。

㉓在職証明

提出を求められた際に、申し出る事により、職員として在籍していること、もしくは過去に在籍していたことを証明する書類

転職時や、保育園の入園手続き等を求められた際に、本人からの申し出によって、職員として在籍していた事や、または過去に在籍していた事を、証明する際に活用ができます。

㉔資格喪失証明書

健保被保険者資格の喪失、被扶養者でなくなった日等の証明を行うための書類

既に退職した職員からの申し出により、健康保険の資格を喪失したことを証明する際に使用する書類です。